Datarummets

funktionalitet

Adgangen til den valgte fil styres gennem dokumentkryptering. Når du åbner eller downloader et dokument, vil du kunne styre, hvem der har adgang til netop din fil. Adgangen til dokumentet kan til enhver tid tilbagekaldes – også efter dokumentet er downloadet.

Du kan lave fyldige sikkerhedsniveauer i dit datarum over samtlige mapper og filer. Der er fire forskellige niveaue, som hver tilfører mere adgang i datarummet.

For at åbne og se dine dokumenter er det ikke krævet at installere diverse plugins eller Java.

Du benytter samme login, uanset om du har et enkelt eller flere datarum. Hver gang du logger ind, modtager du en SMS, som skal benyttes, for at give adgang til datarummet.

Datarummet er tilgængeligt fra stort set alle platforme og enheder – Windows, Apple og Android.

For at sikre den optimale fildeling, er det muligt at administrere præcis hvilke tilladelser den enkelte bruger har for hvert dokument. Baseret på den rolle brugeren har i opgaven, er det muligt at forvalte omfanget af mulighederne – visning, udskrivning, download, redigeret etc.

Som en ekstra foranstaltning, er det vigtigt at sørge for, at alle parter kun har adgang til de dokumenter, som vedrører deres respektive områder. Du kan således have overblik over enhver brugers dokumentadgangstilladelser.

Brugerverifikation kræver en todelt godkendelse i form af kodeord og en engangs-SMS-kode, som brugeren får tilsendt til sin mobilenhed, hver gang der skal logges ind i det virtuelle datarum.

Kontrollér sikkerhedsfunktionerne på dine mobile enheder for at sikre, at tilgængeligheden af dine dokumenter ikke er sårbare.

Du har mulighed for at invitere brugere i mindre og større omfang alt efter behov. Når nye brugere bliver tilføjet til datarummet, skal standardkonfigurationerne indstilles for den enkelte bruger. Sørg for at indstille sikkerhedsgodkendelserne, login og hvor ofte brugeren skal modtage notifikationer på deres respektive områder.  

Inddel godkendelsesniveauerne for hver enkelt bruger således den interne trafik i datarummet bliver let at tracke og vedligeholde integriteten og sikkerheden.

For at man nemt kan holde overblik over mange brugere på det virtuelle datarum, kan brugerne let opdeles i forskellige grupper efter deres sikkerhedsgodkendelser. De fire niveauer er defineret og de pågældende bevillinger er præciseret.

Få en meddelelse hver gang der bliver uploadet eller fjernet et dokument. Du bestemmer hyppigheden af notifikationerne, hvem der modtager dem og hvornår beskederne skal afsendes.  

Registrér alle handlinger i datarummet ved at opretholde et internt aktivitetsspor. Du kan med rette vælge en PDF-rapport og gennemse trafikken i datarummet.

Du har mulighed for at spore flere handlinger i det virtuelle datarum. Alt fra visninger, , udskrifter og downloads. Det er sågar muligt at se, helt ned til sekundet, hvor længe brugeren har haft ét dokument åbent.

Det er muligt at få et øjebliksbillede af den samlede gruppeaktivitet i datarummet. Du kan her kontrollere hvor mange brugere der er tilknyttet datarummet, det samlede antal dokumenter, hvem der har adgang til filerne samt alle spørgsmål og svar imellem brugerne.

Det er muligt at foretage diskussionsforummer for brugere der har relevante tilladelser. Her kan der opnås adgang til diverse tråde og give respons internt imellem brugerne.

I forlængelse af debatforums er det muligt at tildele eksperter indenfor det område, spørgsmålene henviser til. For at dirigere hvilke brugere, der skal varetage diverse spørgsmål, kræver det administratorniveau. Denne proces hjælper med gennemgangen af due diligencerocessen og vedligeholder samtidig en høj faglig kommunikation i det virtuelle datarum. 

For at effektivisere administratorens og de udvalgte brugeres tid mere brugbart, vil spørgsmålene blive inddelt manuelt alt efter hvor afgørende den konkrete forespørgsel er.

Formålet med disse rapporter er til den juridiske afdeling, så du med fordel kan reflektere over kritiske spørgsmål og være proaktiv fremadrettet.   

For at gøre dit datarum mere personligt, kan du tilføje din virksomheds branding. Tilpas firmalogo og tilføj personlige e-mail-detaljer.

Tilpas sidehoveder og sidefødder på dine dokumenter, således de er brugerdefinerede, når der bliver printet eller downloadet fra datarummets indeks.

Vores brugerflade gør det muligt at betjene flere datarum med kun en enkelt brugerkonto, hvilket reducerer omkostningerne for glemte adgangskoder.